Het nieuwe soliciteren: van face to face naar digitaal

Door: Tessa de Jong, Recruitment specialist bij Koopman Logistics Group

Hikers gezocht

Het is woensdagochtend als ik gebeld word door mijn collega van Koopman Fleetforce in Putten. Ze worden overspoeld door opdrachten. Concurrenten hebben de deuren moeten sluiten en veel 65+ers hebben besloten tijdelijk de Hiker werkzaamheden neer te leggen. Ze behoren tot de risicogroep en gezondheid en veiligheid staat nu boven alles. Maar bij Koopman Fleetforce hebben ze door de crisis een enorme groei in ritopdrachten en komen daardoor Hikers tekort. De vraag is of ik de vacature in mijn beheer kan nemen en na kan denken hoe de werving en selectie nu plaats moet gaan vinden. Als persoonlijk contact door de richtlijnen van het RIVM niet meer toegestaan is, hoe moet dat dan?

Hikerservice: Efficiënt autotransport

Koopman Fleetforce heeft een pool van 350 ervaren hikers die lease of huurauto’s van A naar B verplaatsen. Daarnaast inspecteren ze de auto’s op eventuele schade. Dit is een flexibele bijbaan voor studenten of 65+ers die gratis of met korting met het OV kunnen reizen tussen de ritten door. Voor studenten een ideale bijbaan en voor 65+ers een mooie manier om af en toe wat bij te verdienen. En niet te vergeten natuurlijk een gave manier om in de mooiste auto’s rond te kunnen rijden. 

Het sollicitatieproces: Van face to face naar digitaal

Normaal gesproken worden Hikers na een digitale kennismaking (Via Facetime, Whatsapp video of Skype) uitgenodigd voor een chauffeursbijeenkomst op locatie. Tijdens deze introductiemiddag krijgen ze samen met andere nieuwe Hikers een rondleiding op locatie, voeren ze een inspectie uit met de inspectie app om te oefenen, worden alle ins en outs van opdrachtgevers doorgenomen en krijgen ze nog dezelfde dag hun contract aangeboden. Dit hele proces was vanwege de richtlijnen van het RIVM niet meer mogelijk.

How about video?

Voor eerdere vacatures maakten we bij Koopman al promotievideo’s en voor de MasterClass Autotransport ontwikkelden we eerder ook de instructievideo’s. Door het schieten en monteren van de video’s leerde ik zelf ook veel over Autotransport. En dat bracht me op een idee.

Wat nou als we de chauffeursbijeenkomst digitaal vast konden leggen? En daarbij per onderwerp oefenopdrachten konden bedenken? Om de nieuwe Hikers alvast écht aan het denken te zetten. En zo was het geschied. Met gierende banden ging ik naar Putten en legde samen met Gilbert Bleijenberg in één dag de chauffeursbijeenkomst, zoals die normaal gesproken met nieuwe Hikers plaatsvond, vast op video. De dagen daarna sloot ik mezelf op en spendeerde ik al mijn tijd aan het monteren van de instructievideo’s. Het doel was dat alle nieuwe potentiële Hikers door middel van de video’s goed voorbereid en zonder fysiek contact de weg op zouden kunnen. Dat resulteerde in vijf heldere en duidelijke Hiker instructievideo’s vol informatie. En zo konden we van start met het nieuwe sollicitatieproces.

Stap 1: Let’s get digital!

Dankzij de video’s konden we direct aan de slag. Alle sollicitanten die voldeden aan de eisen van de vacature ontvingen een mail met daarin de hikersmanual. Een heldere handleiding met informatie over de werkzaamheden. Als de kandidaten na het lezen van de manual nog enthousiast waren over de werkzaamheden werden ze uitgenodigd voor een digitale kennismaking op dinsdag of woensdag via Whatsapp video. En zo voerde ik op dinsdag en woensdag een kennismakingsgesprek met de kandidaten.

Stap 2: De kennismaking

En de vacature bleek populair! Al snel stond mijn agenda vol met elk uur een nieuw gesprek. Ja, echt! Elke dinsdag en woensdag, ieder uur een nieuwe kennismaking. Vier maanden lang. Ieder uur andere energie en aftasten wie je tegenover je hebt. Ik stelde ieder uur dezelfde vragen en gaf ieder uur dezelfde informatie, veel informatie. Je kunt je voorstellen dat je dan wel eens in de war raakt. Dat resulteerde soms in hilarische en wat verwarrende momenten en een schorre keel aan het einde van de dag.

Stap 3: Practice makes perfect

Als het gesprek van beide kanten positief was bevonden kregen de kandidaten de vijf video’s toegestuurd via Whatsapp. Elke video bevatte een aantal oefenopdrachten voor de kandidaten. Via de hikersmanual en de digitale kennismaking was er al veel informatie uitgewisseld. De informatie vanuit de instructievideo’s maakt het compleet. Door de oefenopdrachten toe te voegen aan de video’s werden de  Hikers ook alvast in de praktijk na gaan denken. Hoe moet ik dat doen als..? en: Waar moet ik zijn in geval van…? Etc. Maar ook het doen van een inspectie met de inspectie app is onderdeel van de oefenopdrachten.

De antwoorden op de oefenopdrachten konden de kandidaten via Whatsapp weer naar mij terugsturen. Eén van de oefenopdrachten is het maken van een selfie in de dresscode. De dresscode is bij Koopman Fleetforce is erg belangrijk. Hikers komen in de top van het bedrijfsleven. Daar horen hele gave leaseauto’s bij. En wij leveren daar dan ook graag bijpassende hikers bij. Een nette broek, een net overhemd en nette schoenen zijn dan ook verplicht.

Dat resulteerde in prachtige selfies die ik toegestuurd kreeg. De nieuwe Hikers maakten er echt werk van. We hebben de mooiste plaatjes en outfits voorbij zien komen. Erg leuk. Ook de antwoorden op de oefenopdrachten waren soms erg verrassend en creatief. Heerlijk. Ook bij HR krijgen we daar weer nieuwe ideeën en inzichten door.

Stap 4: De handtekening en rijden maar!

Als de oefenopdrachten met een positief resultaat waren afgerond kregen de kandidaten direct hun contract toegestuurd via mail. Op het moment dat de kandidaten die weer ingevuld hadden teruggestuurd naar collega Gilbert werden ze meteen meegenomen in de planning. Kandidaten die op maandag solliciteerden gingen soms op woensdag al de weg op met een ritopdracht van Koopman Fleetforce!

Ruim 100 nieuwe collega's 

Vanwege de coronamaatregelen zaten veel studenten plotseling thuis. Zoals rapper Snelle al zei: “Zo zitten er nu duizenden studenten, in de lente op hun kamer”. En laten wij bij Koopman nu de perfecte vacature hebben voor die studenten. De stroom aan sollicitaties was dan ook nauwelijks bij te houden. En dat niet zonder resultaat. In vier maanden tijd spraken we 163 sollicitanten en hebben we 103 kandidaten aan kunnen nemen. Als ik het me nu weer bedenk, 103 nieuwe collega’s, in vier maanden tijd. Echt fantastisch!

Efficiency slag

Door het digitaliseren van het proces hebben we een enorme efficiency slag kunnen maken. Niet alleen nu in de coronatijd, maar ook voor de toekomst is dit veelbelovend. Het moment van solliciteren tot het moment van daadwerkelijk aan de slag kunnen is aanzienlijk verkort. In sommige gevallen zelfs tot maar drie dagen. En dat allemaal digitaal. Zonder ook maar één keer fysiek in contact te komen met de sollicitanten. Sollicitanten zelf waren ook razend enthousiast over deze manier van solliciteren en van hun ontvingen we ook veel complimentjes. Een bijzonder fenomeen in de recruitment wereld. En dat maakt mij ontzettend trots!

Digitaal met een menselijke touch

In Putten herkennen ze de nieuwe werknemer direct. Het is op je eerste werkdag namelijk nog wel een beetje onwennig en even zoeken als je nog niet op locatie bent geweest, maar het alleen via videobeelden kent. Die onwennigheid is snel verdwenen als de nieuwe hikers worden opgenomen in de pool met hikercollega’s.  

Inmiddels hebben we vanuit HR het werving en selectieproces weer overgedragen de collega’s van Koopman Fleetforce in Putten. Ik wens jullie ontzettend veel plezier, wijsheid en digitale successen toe! Ook nu de richtlijnen versoepeld zijn blijven we het proces digitaal uitvoeren. Alleen op deze manier kunnen we huidige hikerploeg van 350 hikers verdubbelen. Maar we blijven natuurlijk als familiebedrijf Koopman graag in contact staat met onze medewerkers. Dus binnen de richtlijnen blijven we altijd zoeken naar de mogelijkheid om fysiek kennis te maken.

Meer weten over autotransport door hikers of zelf aan de slag als hiker? Lees verder op deze website onder hikers of ga naar www.werkenbijkoopman.nl.